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Text File  |  1997-02-21  |  8.5 KB  |  150 lines
  1.                CH 11 − PASSWORDS AND RELATED MATTERS
  2.                =====================================
  3. 11.1  Levels of protection
  4. ==========================
  5. Powerbase can provide three levels of password protection. None of the
  6. sample databases has any passwords set, so you may examine the
  7. password-setting dialogue box which is accessed by choosing Set passwords
  8. from the Miscellaneous submenu. If passwords have been defined then an
  9. attempt to open the database leads to a request for a password.  This is not
  10. readable as you type it in; all the characters are replaced by hyphens. If
  11. Powerbase does not recognize the supplied password it beeps and prints an
  12. error message in red then prompts for the password to be re-entered.  Three
  13. attempts are allowed, after which Powerbase will shut down.
  14.  
  15. The lowest password level is Read. It is intended to let users examine the
  16. database but otherwise keep them out of mischief. A user opening a database
  17. with the Read password will be allowed to browse and search, examine
  18. validation tables and print lists, but not much else. Many of the buttons on
  19. the keypad will be shaded (the same ones as are shaded during printing and
  20. indexing, in fact) and so are some menu items. In particular, the whole of
  21. the Miscellaneous submenu is unavailable, thus preventing the user from
  22. getting at the other passwords!
  23.  
  24. The next level, Write, allows more operations. Everything on the keypad is
  25. allowed, including the altering, creation and deletion of records. You may
  26. also create indices and create and edit validation tables. What you cannot
  27. do is change passwords or alter the size and structure of the database by
  28. means of options on the icon-bar menu.
  29.  
  30. The top level is Manager. At this level you are allowed to set and alter
  31. passwords, as well as use all the icon-bar menu options. Passwords may be up
  32. to 10 characters long and are case-specific. Note that when you are setting
  33. the two lower ones they can be read but the Manager password appears even
  34. here as a row of hyphens. Take care not to forget it! If no passwords at all
  35. are set you have full Manager rights so you may ignore the password facility
  36. altogether if you are the only user of the database.
  37.  
  38. If you decide to use passwords you may not wish to use all three levels of
  39. protection and are not compelled to do so. You may set a Manager level
  40. password only, leaving the other two blank. When you attempt to open the
  41. database in such circumstances the password-entry window appears because
  42. Powerbase can’t read your mind and doesn’t know whether you’re the Manager
  43. and wish to enter your password or whether you’re a lower-level user being
  44. given limited access without needing a password. If the latter you would
  45. simply click on Open or type Return, thus entering a null password. This
  46. would give you Write access. If you set the Manager and Write passwords then
  47. entering a null password  would give you Read access.
  48.  
  49. It obviously makes no sense to set a low-level password and leave a higher
  50. level one blank! Powerbase prevents you from doing this in the following
  51. way. If there is a Read password but no Write password Powerbase makes the
  52. Read and Write password the same. Similarly, if there is a Write password
  53. and no Manager password these two are made the same. This means that setting
  54. only the Read password makes all three identical. You are then admitted to
  55. Manager level when you enter this password - otherwise you could never get
  56. Manager level access again! The rule is that when two or more passwords are
  57. identical you are always given the higher level access when using that
  58. password.
  59.  
  60. 11.1.1 Individual I.D.s and passwords
  61. -------------------------------------
  62. It is possible to assign a user an I.D. and a personal password, thus giving
  63. the data even greater protection since access to a specific database can be
  64. limited to those people who appear on an access-control list.  It does not
  65. seem appropriate, however, to describe the workings of an access-control
  66. list in a manual for general consumption!  Anyone wishing to set up a secure
  67. database for use by a limited number of specified users is welcome to write
  68. to Powerbase Support, explaining their requirements.  Appropriate
  69. information will then be provided.
  70.  
  71. If a database is protected by an access-control list the Access window which
  72. appears when you attempt to open the database will display two writable
  73. icons instead of one. The first is for the user’s I.D., the second is for
  74. the password. Enter both and click on Open. A an error in either the I.D. or
  75. the password will result in access being denied without informing the user
  76. which input contained the error.
  77.  
  78. 11.2  Options selected from the password-setting window
  79. =======================================================
  80. As well as the icons for the passwords you will see eight option switches
  81. which may be used to enable or disable certain features of Powerbase so that
  82. you can customise your database to some extent. They are placed here so that
  83. they may only be altered by someone who has Manager rights as that is the
  84. only access level which allows you to open this window. All switches except
  85. the last (Log changes) are “on” by default so that all the named features
  86. are enabled. If you deselect any of these switches the feature concerned
  87. will cease to operate immediately and will remain inoperative every time the
  88. database is opened unless you set the switch to re-enable it.
  89.  
  90. The first four switches determine the availability of the keypad, the
  91. equivalent function keys, the main menu and the icon-bar menu.  All these
  92. features are enabled by default but you may disable some or all of them in
  93. order to restrict the actions of other users of the database.  This subject
  94. is treated fully in Ch 14.
  95.  
  96. The fifth switch determines whether or not the exporting of CSV files and
  97. subset databases is allowed and the sixth does the same with regard to
  98. report printing.
  99.  
  100. 11.2.1 Duplicate primary keys
  101. -----------------------------
  102. The seventh switch determines whether the database is allowed to have
  103. duplicated primary keys or not. As mentioned elsewhere (see 4.5.3) the
  104. primary key should, ideally, be unique for each record. Sometimes the very
  105. nature of the data will make it so but, if this is not the case, you can
  106. enforce primary key uniqueness by deselecting this switch. Any attempt to
  107. enter a record which would have a primary key identical to one which already
  108. exists will then result in an error message and the new record will not be
  109. placed in the file.
  110.  
  111. If you decide to allow duplicate primary keys (and this is the default,
  112. remember) you might still want to be warned that such a key is about to be
  113. created and a switch on the Preferences window allows you to enable and
  114. disable this feature.
  115.  
  116. The above refers only to the primary key. Other, subsidiary, keys which are
  117. generated when you create an index on some other field (see 7.1) are not
  118. subject to these restrictions and may be repeated many times.
  119.  
  120. 11.3  Logging database changes
  121. ==============================
  122. Selecting the last option switch in the Passwords window causes Powerbase to
  123. maintain a log which records when the database is opened and closed and
  124. details of changes made to the records. The following changes are logged,
  125. details in brackets showing what is recorded in the log file:−
  126.  
  127. •  creation of a new record               (primary key of new record)
  128. •  deletion of a record                   (primary key of record)
  129. •  shifting a record to another subfile   (primary key, old and new subfiles)
  130. •  changing a field in a record           (primary key, old and new contents)
  131. •  changing a field in a group of records (change, subfile and search formula)
  132. •  creating an index                      (name of new index)
  133. •  balancing an index                     (name of index concerned)
  134. •  changing the primary key               (former structure of key)
  135. •  reformatting the database              (fact only − no details)
  136. •  merging data from another database     (source of merged records)
  137. •  importing CSV-type data                (source of imported data)
  138.  
  139. To start a log file select the switch in the Passwords window. The file is
  140. normally created inside the database directory under the name “Log”
  141.  
  142. As long as the Log changes switch remains selected the log file will be
  143. opened whenever the database is opened. The title of the database is
  144. recorded and the password level at which entry was achieved. This takes the
  145. form of a number with the following meaning:-
  146.  
  147. 0 − no password required, 1 − read only,  2 − read/write, 3 − manager
  148.  
  149. The date and time is also recorded.  When you close the database the log
  150. file is also closed, the date and time being again recorded.